ГОСТ Р 2.503-2023. Национальный стандарт Российской Федерации. Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

6 Требования к извещениям

 

6.1 Извещения, перечисленные в 4.6, должны иметь обозначения. Обозначение должно состоять из групп знаков, отделенных разделительными символами (например, точками), соответствующих следующим признакам:

- код организации и, при необходимости, код подразделения-разработчика;

- порядковый регистрационный номер извещения;

- год выпуска извещения, отделенный дефисом;

- вид извещения по 4.6;

- другие признаки (на усмотрение организации).

Примечание - Подробные правила присвоения обозначений извещениям, в том числе порядковых регистрационных номеров, рекомендуется регламентировать в стандартах организации.

 

6.2 Извещение состоит из следующих блоков информации:

а) блок содержательной части:

1) содержание изменения (18),

2) приложение(я) - при наличии (16);

б) блок адресной (поисковой) информации:

1) наименование или код организации, выпустившей извещение (1),

2) наименование подразделения, выпустившего извещение (1а),

3) обозначение изменяемого документа (3),

4) дата выпуска ИИ, ДИ (4);

в) блок внесения изменений:

1) обозначение ИИ (2),

2) очередной номер изменения в документе (17),

3) подпись лица, внесшего изменение (23),

4) дата внесения изменения (24);

г) блок дополнительной информации:

1) применяемость изменяемого документа (14),

2) срок внесения изменения (5),

3) обозначение ПИ, ДПИ или ПР (6),

4) срок действия ПИ (7),

5) указание о заделе (12),

6) указание о внедрении (13),

7) указание о рассылке ИИ (15);

д) блок вспомогательной информации:

1) причина изменения (10),

2) код причины изменения (11),

3) порядковый номер листа (8),

4) всего листов (9);

е) блок участников подготовки и согласования извещения:

1) выполняемая функция (должность) подписывающего лица (19),

2) фамилия (20),

3) подпись (21),

4) дата подписания (22);

ж) прочие необходимые сведения (номенклатура, правила заполнения и применения дополнительных сведений в извещении следует регламентировать в стандартах организации).

Примечания

1 В конце перечислений в круглых скобках приведены номера граф форм извещения, представленных в приложении А.

2 Правила заполнения сведений приведены в приложениях А - Е.

 

6.3 Извещения выполняют:

- при представлении документов в бумажной форме - на формах 1 и 1а, приведенных в приложении А;

- при использовании автоматизированных систем электронного документооборота - на формах 2 и 2а, приведенных в приложении А.

Примечание - Формы извещений и правила их заполнения могут быть дополнены и уточнены в стандарте организации в зависимости от специфики изделия и особенностей документооборота.

 

6.4 ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов в случаях, если изменения взаимосвязаны, т.е. изменение одного документа влечет за собой изменения документов, связанных с ним, или изменения одинаковы для всех изменяемых документов. При этом должны быть одинаковы срок внесения изменений в документы, срок внедрения изменений в производство и внешние абоненты.

На документы единичного и вспомогательного производства допускается по согласованию со службой стандартизации оформлять общее извещение на невзаимосвязанные изменения, проводимые одновременно в нескольких документах. При этом должны быть одинаковы срок внесения изменений в документы и срок внедрения изменений в производство.

6.5 При необходимости несколько ИИ оформляют в виде комплекта ИИ. При этом для всех совместно выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаковый срок внедрения изменений.

Каждому ИИ в комплекте присваивается один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ, например АБВГ.136.2/6-2021ИИ.

6.6 Допускается выпускать извещения в электронной форме, содержащие структурированный текст. Пример такого извещения приведен в приложении Л.

6.7 При совмещенном выпуске документации, когда совместно с бумажной формой или электронной формой представления документации в виде файлов используется представление документации под управлением АС УДИ, допускается:

- на комплект документации в АС УДИ выпускать извещение в бумажной форме; в этом случае сканированную копию извещения размещают в АС УДИ согласно ГОСТ Р 2.504;

- на документы в бумажной форме и/или электронной форме в виде файлов выпускать извещение по ГОСТ Р 2.504 или по 6.6.

Примечание - Подробные правила взаимосвязанного внесения изменений для приведенных выше случаев, в том числе правила обеспечения соответствия между извещением в бумажной форме и его электронной копией, рекомендуется регламентировать в стандартах организации.