ГОСТ Р ИСО 22095-2023. Национальный стандарт Российской Федерации. Цепочки поставок. Общая терминология и модели

6.6 Документированная информация

6.6.1 Общие положения

Организация, действующая в цепочке поставок, должна поддерживать полную и актуальную документированную информацию, имеющую отношение к демонстрации соответствия организации всем применимым требованиям цепочки поставок.

Время хранения всей документированной информации, включая документы купли-продажи, учебные записи и производственные записи, должно соответствовать времени хранения в соответствующей цепочки поставок и должно определяться с учетом, среди прочих факторов, долгосрочных последствий и срока службы материала или продукта. Организация должна иметь возможность постоянно подтверждать состояние материалов или продуктов, находящихся на складе.

Документированная информация, относящаяся ко всем сделкам, должна быть доступна (документы формируют при регистрации сделки или при регистрации обзора всех сделок и событий) и должна позволять верифицировать модель цепочки поставок на соответствующем уровне. Эта документированная информация должна определять материал или продукты, о которых идет речь, и описывать их физический поток, где это возможно. Информация может состоять из письменных документов и процедур и/или автоматизированного управления системой цепочки поставок.

Примеры документированной информации включают:

- оценку поставщиком определенных заданных характеристик входящих и выходящих потоков;

- закупочные документы, включая, например, заказы на закупку, контракты, счета-фактуры и записи проверок поступающих товаров, накладные и полученные количества;

- текущую информация, включая коэффициент пересчета и технические характеристики, складские записи и количество материалов и изделий, хранящихся и готовых;

- производственные записи;

- заказы на продажу, счета-фактуры на продажу, выставленные организацией, действующей в цепочке поставок, информацию об отправке, включая даты, клиентов, которым была отправлена партия, количество записей о поставке;

- учет запасов, включая балансировку запасов;

- сведения о транспортере или грузоотправителе.

6.6.2 Контроль документированной информации

Организация должна создавать и поддерживать документированную информацию для того, чтобы продемонстрировать соответствие всем применимым требованиям настоящего стандарта.

Должна быть определена информация от внешних организаций или других заинтересованных сторон, которые необходимы для планирования, функционирования и управления цепочки поставок.

Для контроля документированной информации организация должна, по крайней мере, определить:

a) ее распространение, доступ, извлечение и использование;

b) адекватную защиту (например, от потери конфиденциальности, неправильного или злонамеренного использования или потери целостности);

c) хранение и консервацию, в том числе сохранение удобочитаемости;

d) изменение(я) в версии;

e) время хранения и выбытия (с учетом, например, конфиденциальности);

f) кто в организации санкционировал любые изменения в версии.

Организация должна разрешить соответствующим организациям в цепочке поставок иметь доступ к документированной информации. Необходимость и возможность посещения производственных объектов организациями, участвующими в цепочке поставок, должны учитываться установщиком требований.

Примечание - Доступ может подразумевать решение относительно разрешения только на просмотр документированной информации или разрешения и полномочий на просмотр и изменение документированной информации.