ГОСТ Р ИСО 56002-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Инновационный менеджмент. Системы инновационного менеджмента. Руководящие указания

7.5 Документирование информации

7.5.1 Общие положения

IMS-система организации должна сохранять:

a) документированную информацию, указанную в настоящем стандарте;

b) документированную информацию, которую организация считает необходимой для поддержания эффективности IMS-системы.

Примечание - Объем документированной информации для IMS-системы может зависеть от особенностей конкретной организации, а именно:

1) от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;

2) сложности протекающих в ней процессов и их взаимодействия;

3) компетенций сотрудников организации.

 

7.5.2 Формирование и актуализация

При формировании и обновлении документированной информации организация должна обеспечить:

a) идентификацию и описание документированной информации (например, путем сохранения названия, даты, версии, автора или шифра документа);

b) поддержание формы представления документированной информации (например, путем сохранения языка описания, версии программного обеспечения, графических и мультимедийных объектов), а также сохранения вида носителя информации (например, бумажной или электронной);

c) анализ и проверку документированной информации на предмет возможности и целесообразности ее дальнейшего использования.

7.5.3 Контроль документированной информации

Документированную информацию, необходимую для IMS-системы, необходимо контролировать с целью определения:

a) ее доступности и пригодности к использованию там, где и когда это необходимо;

b) достаточности ее защиты, например от потери конфиденциальности, ненадлежащего использования или утери структурной целостности.

Для контроля документированной информации организация должна (при необходимости) рассмотреть возможность принятия следующих мер:

1) распространение этой информации, обеспечение доступа к ней, поддержание уровня конфиденциальности, поиск и использование документированной информации;

2) хранение и обеспечение сохранности этой информации, в том числе поддержание ее удобочитаемости;

3) контроль изменений информации, например контроль изменений версий документированной информации;

4) продление срока хранения этой информации до прекращения ее действия и удаления.

Документированную информацию, поступившую от сторонних организаций и которую организация считает необходимой для планирования работы и дальнейшего функционирования IMS-системы, следует при необходимости идентифицировать и контролировать.

Примечание - Доступ к документированной информации может подразумевать принятие решения относительно только ее просмотра либо относительно получения разрешения и полномочий на ее просмотр и внесение изменений.