ГОСТ Р ИСО 44001-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Корпоративные системы управления взаимоотношениями с бизнесом. Требования и структура

8.6 Выбор модели сотрудничества (этап 5)

8.6.1 Общие положения

Рисунок 7 иллюстрирует пятый этап модели жизненного цикла сотрудничества организаций, которая содержится в базовой структуре корпоративных бизнес-взаимоотношений.

 

 

8.6.2 Формирование совместной структуры управления		8.6.2.2 Совместная поддержка руководства организаций-партнеров		8.6.2.3 Валидация совместно выбранных целей сотрудничества		8.6.2.4 Операционное лидерство
8.6.4 Разработка согласованного процесса управления рисками		8.6.3 Согласованный процесс менеджмента знаний		8.6.2.6 Согласованная стратегия информационного обмена		8.6.2.5 Соглашения о корпоративном управлении
8.6.5 Пересмотр рабочих процессов и систем		8.6.6 Измерение результативности и показателей деятельности организации		8.6.7 Повышение корпоративных компетенций организаций		8.6.8 Разработка процесса совместного решения проблем
		8.6.11 Разработка и реализация согласованного RMP-плана		8.6.10 Условия и порядок заключения соглашения или договора о сотрудничестве		8.6.9 Разработка согласованной стратегии выхода организаций из сотрудничества

 

Рисунок 7 - Этап 5. Выбор модели сотрудничества

 

8.6.2 Формирование совместной структуры управления

8.6.2.1 Общие положения

Партнеры по сотрудничеству должны согласовать и сформировать формальную основу для совместной работы, включая договорную базу/соглашения, функциональные обязанности, сферы ответственности партнеров и этические нормы сотрудничества. Основа должна быть оформлена в виде задокументированной информации (например, положений о сотрудничестве).

8.6.2.2 Совместная поддержка руководства организаций-партнеров

Каждая организация-партнер должна назначать своих исполнительных топ-менеджеров или своего полномочного(ых) представителя(ей) для обеспечения согласованности мер поддержки совместного подхода к сотрудничеству с четким определением систем менеджмента, показателей совместной деятельности и ожидаемых результатов сотрудничества.

Исполнительные топ-менеджеры в организациях-партнерах должны совместно определять рабочую (операционную) среду, которая в дальнейшем будет использоваться для поддержания и усиления принципов сотрудничества. Данная среда может быть связана (но не ограничиваться):

- с поведенческими принципами (аспектами);

- ожидаемыми результатами сотрудничества;

- определенными полномочиями и обязанностями;

- системами менеджмента;

- периодичностью анализа деятельности организаций - партнеров по сотрудничеству.

8.6.2.3 Валидация совместно выбранных целей сотрудничества

Исполнительные топ-менеджеры в организациях-партнерах должны подтвердить правильность выбранных целей сотрудничества и выработать принципы управления реализацией и расширением сотрудничества.

Совместно намеченные цели должны быть связаны с конкретными потребностями и факторами развития каждой из организаций - партнеров по сотрудничеству.

8.6.2.4 Операционное лидерство

Для достижения желаемых результатов исполнительные топ-менеджеры в организациях-партнерах должны оценивать и назначать компетентных ведущих руководителей структурных подразделений (см. 8.3.3), причем эта оценка должна относиться не только к возможностям ключевых специалистов, но и к их взаимодействию с менеджерами других организаций. Как минимум оценке должны подлежать:

- возможности и опыт совместных работ;

- совместные подходы к сотрудничеству и способности к нему;

- заинтересованность в совместной работе;

- выявленные потребности в соответствующем обучении и развитии;

- корпоративные аспекты поведения сотрудников;

- поведенческие компетенции, необходимые для сотрудничества.

8.6.2.5 Соглашения о корпоративном управлении

Для выработки основных принципов корпоративного управления сотрудничеством из представителей организации - инициатора сотрудничества и ее партнеров необходимо сформировать совместную рабочую группу, которая должна распределить ответственность, определить функциональные обязанности, субординацию и коммуникации между сотрудниками организаций, соответствующие соглашениям о сотрудничестве, договорным (контрактным) обязательствам, в соответствии с которыми должны быть официально установлены корпоративные бизнес-взаимоотношения.

Совместная рабочая группа, действующая в соответствии с согласованными между партнерами по сотрудничеству целями, должна:

- анализировать совместно намеченные цели, включая непрерывное создание ценности;

- вводить эффективные оценки, которые можно будет постоянно, открыто и наглядно контролировать благодаря согласованному процессу предоставления отчетности;

- определять любые дополнительные цели, которые могут принести выгоду сотрудничающим организациям;

- определять основные функциональные обязанности и сферы ответственности каждого члена группы;

- определять виды информации, необходимые для достижения намеченных целей (вместе с любыми известными взаимозависимостями);

- определять ресурсы, оборудование, имущество и активы, которые каждая из сотрудничающих организаций должна выделить для совместных работ;

- устанавливать внутренний и внешний контексты бизнес-взаимоотношений с учетом социальных и культурных факторов.

8.6.2.6 Согласованная стратегия информационного обмена

Совместная рабочая группа (см. 7.4) должна создать, эффективно поддерживать и активно управлять информационным обменом (коммуникациями), включающим в себя передачу сообщений всем ключевым заинтересованным сторонам и сотрудничающим организациям, связанным с концепцией развития (видением), целями сотрудничества и способами управления проблемами.

8.6.3 Согласованный процесс менеджмента знаний

Совместная рабочая группа должна создать и поддерживать процесс идентификации информации, необходимой для достижения намеченных целей (а также любые известные системы и взаимозависимости между процессами). Рабочая группа, кроме того, должна определить ту информацию, которая не может передаваться без разрешения вышестоящей инстанции (например, информацию о правах на интеллектуальную собственность и конфиденциальные данные).

8.6.4 Разработка согласованного процесса управления рисками

Совместная рабочая группа должна создать и зарегистрировать процесс, который необходимо использовать для управления рисками в рамках сотрудничества, учитывая связи с уже существующими процессами управления рисками в каждой из организаций и необходимость утверждения данного процесса исполнительным топ-менеджером организации.

Согласованный процесс управления рисками должен включать в себя:

- назначение компетентного специалиста по менеджменту рисков, который должен быть согласован с партнерами по сотрудничеству или быть подотчетным назначенным риск-менеджерам;

- совместное согласование, определение и документирование функциональных обязанностей и сфер ответственности сотрудников организаций;

- создание согласованного реестра рисков, содержащего как риски, которые ранее были определены в каждой из организаций, так и возникающие в результате сотрудничества организаций.

Согласованный реестр рисков должен пересматриваться через запланированные промежутки времени, предусмотренные в структуре управления, с принятием соответствующих мер по снижению риска.

Сотрудничающие организации могут обладать собственными подходами к менеджменту рисков, поэтому следует выбирать, согласовывать и использовать единый для всех приемлемый подход к сотрудничеству.

Необходимо определить ответственного за процесс управления рисками в рамках сотрудничества, которым может быть сотрудник любой организации. Риск-менеджер должен контролировать согласованный совместный процесс управления рисками. Здесь термин "совместный" подразумевает, что каждый партнер будет вносить свой вклад во все мероприятия по управлению рисками.

Для эффективного управления рисками ответственность за каждый риск должна возлагаться на организацию, с которой напрямую связан конкретный риск.

Формирование совместного реестра рисков является ключевым фактором интеграции организаций между собой. В совместном реестре рисков необходимо принимать во внимание как совместные риски, связанные с достижением целей сотрудничества, так и риски, связанные с реализацией целей каждой из сотрудничающих организаций. Эффективное сотрудничество при этом будет являться тем процессом, в рамках которого все сотрудничающие организации будут, насколько это практически возможно, разделять индивидуальные риски партнеров.

8.6.5 Пересмотр рабочих процессов и систем

Совместная рабочая группа должна проводить анализ и пересмотр процессов финансово-хозяйственной деятельности и проверки качества бизнеса, а также оценку потенциального влияния сотрудничества на сотрудничающие организации. Совместная рабочая группа должна использовать результаты пересмотра:

- для оптимизации подхода к совместной работе организаций, совместимого или дополняющего существующие в организациях процессы;

- определения области выполнения текущих мероприятий, которые могут быть усовершенствованы или могут давать дополнительные выгоды с точки зрения повышения показателей деятельности (эффективности) организаций;

- определения приоритетных областей проведения оперативных мероприятий по реализации совместного подхода к сотрудничеству;

- управления изменениями, возникающими при совместной работе;

- управления процессами непрерывного совершенствования и

- подтверждения существования согласованной системы обмена информацией.

8.6.6 Оценка результативности и показателей деятельности организаций

Партнеры по сотрудничеству должны согласовывать планы измерения результативности и показателей деятельности организаций с точки зрения достижения намеченных целей. При корпоративном управлении необходимо:

- контролировать результаты работы в соответствии с согласованными планами и на основании выработанных критериев эффективности;

- регулярно контролировать показатели (эффективность) деятельности организаций как на операционном уровне, так и на уровне исполнителя;

- принимать при необходимости меры повышения эффективности деятельности организаций;

- разрабатывать, внедрять и поддерживать процедуры мониторинга и оценки эффективности совместных мероприятий в рамках бизнес-сотрудничества и

- создавать процессы непрерывного совершенствования для повышения эффективности бизнес-сотрудничества организаций.

8.6.7 Повышение корпоративных компетенций организаций

Совместная рабочая группа и исполнительные топ-менеджеры организаций должны периодически оценивать свои возможности в части сотрудничества (см. также раздел 10), в том числе существующие корпоративные компетенции и модели поведения.

Периодичность этих оценок должна увеличиваться по мере возникновения любых изменений.

8.6.8 Разработка процесса совместного решения проблем

Совместная рабочая группа должна разработать, утвердить и поддерживать процесс разрешения проблем, который предназначен для:

- определения иерархической структуры принятия решений;

- выявления и разрешения проблем (при первой возможности);

- определения важности, приоритетов и/или сроков решения проблем, а также распределения ответственности на оптимальном уровне;

- отслеживания состояния проблемы (например, ее возникновения, анализа, причин обострения или способов решения);

- согласования с любым подходом к заключению соглашений и/или договоров и связи с полученным ранее опытом (наилучшей практикой).

8.6.9 Разработка согласованной стратегии выхода организации из сотрудничества

8.6.9.1 Общие положения

Совместная рабочая группа должна разработать стратегию (процедуру) выхода организации из сотрудничества (см. приложение E), удовлетворяющую интересам всех заинтересованных сторон. Данная процедура должна, когда это уместно, обеспечивать сохранение взаимоотношений и после прекращения выполнения совместных работ.

При этом необходимо определить границы взаимоотношений между организациями, а также области потенциальных конфликтов между ними.

Совместная рабочая группа должна определить процесс инициализации процедуры выхода организации из сотрудничества и прекращения взаимоотношений между ними, включая индивидуальные/совместные сферы ответственности и полномочия сторон.

Совместная рабочая группа должна (в рамках согласованной стратегии выхода из сотрудничества) принимать во внимание условия сохранения непрерывности бизнеса в случае преждевременного выхода организации из сотрудничества и при переходе к сотрудничеству с другим партнером.

В случае исполнения совместных мероприятий, в которых зафиксирована дата завершения (или срок) выполнения (например, в случае аутсорсинга), в нем должны быть оговорены условия и порядок обеспечения бесперебойного выполнения работ и передачи их другой стороне.

При разработке стратегии выхода необходимо принимать во внимание репутацию всех сотрудничающих организаций.

8.6.9.2 Влияние выхода организации из сотрудничества на заинтересованные стороны

Совместная рабочая группа должна принимать во внимание потенциальные воздействия как на внешние, так и внутренние заинтересованные стороны. Стратегия выхода организации из сотрудничества должна включать оценку зрелости партнеров по сотрудничеству после прекращения бизнес-взаимоотношений.

8.6.9.3 Влияние выхода организации из сотрудничества на активы и возможные коммерческие последствия выхода

Совместная рабочая группа должна обеспечить соответствие стратегии выхода организации из сотрудничества требованиям, содержащимся в соглашениях о сотрудничестве и других документах, относящихся (но не ограничивающихся):

- к финансовым и коммерческим расчетам между организациями;

- порядку распоряжения активами, имуществом и оборудованием;

- объектам совместной интеллектуальной собственности.

8.6.9.4 Влияние выхода организации из сотрудничества на сотрудников организаций

Совместная рабочая группа должна обеспечить учет последствий выхода организации из сотрудничества для участвовавших в нем сотрудников с сохранением их поддержки после увольнения и прекращения отношений сотрудничества.

8.6.10 Условия и порядок заключения соглашения или договора о сотрудничестве

Организации должны определить необходимость в оформлении бизнес-взаимоотношений между организациями в виде официального или неофициального соглашения и/или контракта (договора).

В тех случаях, когда это применимо, процесс утверждения соглашений должен осуществляться в соответствии с определенными процедурами и включать в себя описание структуры или методики, связывающей структуры управления, функциональные обязанности сотрудников организаций, их полномочия, оборудование, имущество и активы, для согласования и утверждения этих соглашений/контрактов. Для уточнения цели, стимулирования надлежащей модели взаимоотношений сотрудников организаций и выявления потенциальных воздействий или отклонений от целей совместной работы необходимо анализировать условия контракта.

Все функциональные требования и методы оценки для уточнения условий и порядка заключения соглашения/договора о сотрудничестве должны быть согласованы, а при их разработке необходимо принимать во внимание модели риска и поощрения, способ решения проблем, процедуру выхода организации из сотрудничества, порядок передачи знаний и обеспечение устойчивости.

Совместный RMP-план допускается создавать и включать в соглашение или договор в качестве приложения с целью формализации процесса корпоративного управления бизнес-взаимоотношениями, а также для соблюдения принципов корпоративных отношений. Подобный подход также можно использовать для установления многосторонних соглашений (контрактов).

8.6.11 Разработка и реализация согласованного RMP-плана

Совместный RMP-план должен содержать согласованную структуру управления, организационную структуру, соглашения и порядок (условия) их заключения (или ссылаться на них). Совместная рабочая группа должна устанавливать приоритетность выполнения всех мер, необходимых для реализации совместного процесса в соответствии с общими целями.

Совместная рабочая группа должна включать в согласованный RMP-план как минимум следующие сведения:

- согласованные цели сотрудничества;

- структуру управления сотрудничеством;

- функциональные обязанности и сферы ответственности сотрудников организаций;

- изменения бизнес-процессов при сотрудничестве;

- критерии оценки совместной деятельности;

- процесс решения проблем, возникающих при сотрудничестве;

- согласованную стратегию выхода организации из сотрудничества (см. 8.6.9);

- минимальное количество циклов пересмотра.