ГОСТ Р ИСО 30401-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента знаний. Основные требования

7.5 Документированная информация

Примечание - В данном подразделе установлены требования к конкретной документации на систему менеджмента знаний, но не относящиеся к документированию информации в целом.

 

7.5.1 Общие положения

Система менеджмента знаний организации должна содержать документированную информацию:

a) в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

b) которую организация считает необходимой для результативности системы менеджмента знаний.

Примечание - Объем документированной информации для системы менеджмента знаний может различаться от организации к организации в зависимости:

- от размера организации, ее видов деятельности, процессов, продукции и услуг;

- сложности процессов и их взаимодействия;

- компетентности работников.

 

7.5.2 Создание и актуализация

При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:

- идентификацию и описание (например, название, дата, автор или регистрационный номер);

- формат (например, язык, версия программного обеспечения, графика) и носитель информации (например, бумага, электронный носитель);

- рассмотрение и утверждение на предмет пригодности и адекватности.

7.5.3 Контроль документированной информации

Документированная информация, требуемая для системы менеджмента знаний в соответствии с настоящим стандартом, должна контролироваться для обеспечения:

a) ее доступности и пригодности для использования, где и когда она необходима;

b) ее надлежащей защиты (например, от потери конфиденциальности, ненадлежащего использования или потери целостности).

Для контроля документированной информации организация должна (при необходимости) принимать следующие меры:

- распространение, обеспечение доступа, поиск и использование;

- хранение и защита информации, включая защиту с сохранением ее разборчивости;

- контроль изменений (например, контроль версионности);

- хранение и удаление.

Документированную информацию, полученную из внешних источников, которую организация считает необходимой для планирования и функционирования системы менеджмента знаний, следует идентифицировать и контролировать.

Примечание - Доступ может подразумевать принятие решений относительно разрешения на просмотр либо относительно получения разрешений и полномочий на ее просмотр и внесение изменений в документированную информацию.