ГОСТ Р ИСО 45001-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования и руководство по применению

7.5 Документированная информация

7.5.1 Общие положения

Система менеджмента ОЗБТ организации должна включать в себя следующее:

a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;

b) документированную информацию, признанную организацией необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента ОЗБТ.

Примечание - Объем документированной информации по системе менеджмента ОЗБТ может отличаться в разных организациях в силу:

- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;

- необходимости демонстрировать соблюдение законодательных и иных требований;

- сложности процессов и их взаимодействия;

- компетентности работников.

 

7.5.2 Создание и актуализация

При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:

a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор или ссылочный номер);

b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графики) и носитель (например, бумага, электронный вид);

c) пересмотр и утверждение пригодности и соответствия.

7.5.3 Управление документированной информацией

Документированная информация, требуемая системой менеджмента ОЗБТ и настоящим стандартом, должна быть управляемой для обеспечения:

a) доступности и пригодности, где и когда она необходима;

b) надлежащей защиты (например, от потери конфиденциальности, неправильного использования или потери целостности).

Для управления документированной информацией организация должна осуществлять следующие действия, насколько это применимо:

- рассылать, обеспечивать доступ, поиск и использование;

- хранить и сохранять в надлежащем состоянии, включая сохранение читаемости;

- контролировать изменения (например, контроль версий);

- устанавливать срок хранения и методы уничтожения.

Документированная информация внешнего происхождения, признанная организацией необходимой для планирования и функционирования системы менеджмента ОЗБТ, должна быть идентифицирована соответствующим образом и управляться.

Примечания

1 Термин "доступ" может подразумевать решение относительно разрешения только просматривать документированную информацию или разрешения и полномочий просматривать и изменять документированную информацию.

2 Доступ к соответствующей документированной информации включает в себя доступ для работников и, при наличии, представителей работников.