ГОСТ Р 58338-2018. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества организаций авиационной, космической и оборонной промышленности. Требования к дистрибьюторам продукции

7.5 Документированная информация

7.5.1 Общие положения

Система менеджмента качества организации должна включать:

a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;

b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Примечание - Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;

- сложности процессов и их взаимодействия;

- компетентности работников.

 

7.5.2 Создание и актуализация

При создании и актуализации документированной информации организация должна соответствующим образом обеспечить:

a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер);

b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носитель (например, бумажный или электронный);

c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.

Примечание - Одобрение подразумевает определение уполномоченных лиц и установление методов для соответствующих видов документированной информации, определенной организацией.

 

7.5.3 Управление документированной информацией

7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и настоящим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:

a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;

b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности).

7.5.3.2 Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это применимо:

a) распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;

b) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;

c) управление изменениями (например, управление версиями);

d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения;

e) предотвращение непреднамеренного использования устаревшей документированной информации путем ее удаления или путем применения соответствующей идентификации или управления, если она сохраняется для каких-либо целей.

Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы менеджмента качества, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.

Документированная информация, регистрируемая и сохраняемая в качестве свидетельств соответствия, должна быть защищена от непредумышленных изменений.

Если документированная информация управляется электронным способом, должны быть определены процессы защиты данных (например, защита от потери, несанкционированных изменений, непреднамеренного изменения, искажения, физического повреждения).

Документированная информация, содержащая доказательства подлинности продукции, соответствия и доставки, должна быть зарегистрирована и сохранена.

Примечания

1 Примером документированной информации, кроме той, которая должна быть зарегистрирована и сохранена, могут являться:

- протокол испытаний или проверки, представленный изготовителем, дистрибьютором или ремонтной организацией;

- договор/заявка на приобретение;

- сертификат соответствия (изготовителя, поставщика-дистрибьютора, копии свидетельств о пригодности к эксплуатации);

- несоответствия, официальные договоренности и корректирующие действия;

- документированная информация по прослеживаемости отдельной партии или серии;

- документированная информация об условиях хранения, консервации или сроках хранения (например, время, температура, влажность).

2 Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.