ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

Раздел

Вопрос для самопроверки

Соответствует

Необходимо улучшение

Нет

В процессе осуществления

Неприменимо

4.1

Имеет ли организация идентифицированные и документально зафиксированные внутренние и внешние факторы, влияющие на СУД, включая основные заинтересованные стороны, для которых важны цели организации в области документов?

4.2

Идентифицирует ли документация СУД основополагающие требования:

- законодательные,

- нормативные,

- деловые,

которым должна соответствовать СУД?

4.3

Имеет ли организация определенную и документированную сферу применения и цель СУД?

4.3

Идентифицирует ли сфера применения:

- раздел(ы),

- функцию(и),

- любого внешнего поставщика(ов) услуг организации, в которой применяется СУД?

5.1

Информирует ли руководство о решениях по применению СУД в организации?

5.2

Имеет ли организация определенную политику управления документами?

5.2

Одобрена и утверждена ли руководством политика в области документов?

5.2

Распределена ли ответственность за соблюдение требований?

5.3

Назначен ли руководством специальный представитель управления с определенными функциями, ответственностью и полномочиями в СУД?

6.1

Определены ли и документально зафиксированы в организации риски и возможности, касающиеся СУД?

6.2

Установлены ли в организации для ее ключевых рабочих процессов цели в области документов, касающиеся рисков и возможностей?

6.2

Измеримы и выполнимы ли на практике цели, и соответствуют ли они документной политике?

6.2

Соразмерны ли цели в области документов ресурсам организации?

6.2

Имеется ли план внедрения, определяющий:

- кто ответственный,

- что необходимо сделать,

- сроки для достижения целей в области документов?

7.1

Достаточно ли имеющихся ресурсов для полного внедрения СУД?

7.2

Распределена ли в организации ответственность за документы между компетентными сотрудниками соответствующих уровней?

7.3

Разработаны ли программы обучения и ознакомления с целями в области документов и планов внедрения?

7.4

Установлены ли процедуры для внутреннего и внешнего информирования о СУД?

7.5

Определена, управляема и сохраняема ли надлежащим образом документация, требуемая СУД, в особенности процедуры?

8.1

Запланированы и внедрены ли процессы, которые необходимы для работы с рисками и возможностями?

8.2

Применяется ли документация согласно разделу о документных процессах и средствах управления ими для проектирования документных систем в рамках СУД?

8.3

Имеется ли документация по внедрению документных систем и соответствует ли она целям в области документов?

9.1

Собираются ли у заинтересованных сторон сведения об оценке результативности СУД и выполнении их требований?

9.2

Проводится ли регулярный аудит внедрения СУД?

9.3

Работает ли процесс анализа и оценки СУД руководством?

9.3

Анализируются ли результаты оценки управления СУД и предпринимаются ли ответные действия?

10.1

Имеется ли процедура по работе и корректировке несоответствий, выявленных в процессе мониторинга и аудита?

10.2

Применяются ли в организации процедуры по внедрению корректирующих действий, обновлений и улучшений СУД?