ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

9 Оценка результативности

 

9.1 Проверка и измерение, анализ и оценка

9.1.1 В организации должны определить:

- что подлежит измерению и проверке;

- методы проверки, измерения, анализа и оценки, соответствующие условиям, в которых они применяются, для получения обоснованных результатов;

- условия и время, когда необходимо осуществлять проверку и измерение;

- условия и время, когда следует выполнять анализ и оценку результатов проверки и измерения.

9.1.2 В организации должны производить оценку производительности процессов управления документами и систем результативности СУД.

Дополнительно в организации должны:

a) в случае необходимости предотвращать неблагоприятные тенденции или результаты, предупреждая несоответствие;

b) сохранять соответствующую документированную информацию в качестве доказательства достигнутых результатов.

9.1.3 Для оценки работы СУД организации необходимо проводить проверку и оценку:

a) политики управления документами на предмет ее соответствия текущим деловым потребностям и учета любых значимых изменений в организации;

b) ключевых задач управления документами на предмет их соответствия политике управления документами, возможности их решения, актуальности и содействия постоянному улучшению;

c) изменений в деловых, правовых и иных требованиях, оказывающих влияние на СУД;

d) доступности и достаточности ресурсов, таких как финансовые, человеческие, инфраструктурные, технологические и т.д;

e) соответствия должностей и выделенных функций, обязанностей и полномочий;

f) работы должностных лиц, ответственных за внедрение, представление и продвижение СУД;

g) достижения результатов, установленных для процессов управления документами и систем;

h) полноты документации и надлежащего внедрения процедур управления документами;

i) результативности документных систем по достижению стратегических, управленческих и финансовых целей организации, используя средства, применяемые в рамках внедрения документных систем;

j) результативности программы по обучению и информированию о СУД и коммуникационной стратегии;

k) удовлетворенности пользователей и заинтересованных сторон.

В приложении B приведены примеры индикаторов оценки и измерения в форме анкеты для самооценки.

Критерии проверки и измерений должны совершенствоваться при изменении социальной, экономической, стратегической или правовой среды деятельности организации.