ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

8.2 Проектирование документных процессов

Для создания СУД в организации должны разработать документные процессы, учитывая приведенные ниже положения.

a) Чтобы определить требования по созданию и управлению документами, необходимо проанализировать процессы деятельности на предмет непрерывности выполнения операций, возможности учета и соответствия требованиям заинтересованных сторон согласно ИСО/ТО 26122.

b) Необходимо оценить риски и последствия ввиду отсутствия возможности осуществлять управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, обеспечивающими деловые процессы организации. Для этого следует:

1) оценить уровни рисков;

2) определить, приемлемы ли риски согласно установленным критериям, либо ими необходимо управлять;

3) определить и оценить параметры управления рисками.

c) Необходимо определить процессы по созданию и управлению документами и то, каким образом необходимо осуществлять эти процессы в системах, а также выбрать технологические средства для использования (приложение А, в котором перечислены процессы управления документами, которые должны быть реализованы в организации). Указанные процессы обеспечивают:

1) Создание:

i) определение того, какие, когда и каким образом должны быть созданы и введены в систему документы для каждого делового процесса;

ii) определение содержания, контекста и информации об управлении документом (метаданные), которые должны являться частью документов;

iii) решение о форме и структуре документов, которые должны быть созданы и включены в систему;

iv) определение соответствующих технологий для создания и включения документов в систему;

2) Управление и контроль:

i) определение информации об управлении документами (метаданными), которая должна быть создана в рамках документных процессов, а также того, каким образом она будет связана с документами и как будет осуществляться управление ею с течением времени;

ii) установление правил и условий использования документов;

iii) поддерживание документов в пригодном для использования состоянии;

iv) введение утвержденного порядка уничтожения либо передачи документов на архивное хранение по истечении сроков их хранения;

v) определение тех условий, которые должны быть выполнены при администрировании и обслуживании документных систем.

Для достижения указанных целей должны быть реализованы процессы и инструменты управления, приведенные в приложении А, с учетом ресурсов организации, делового контекста, выявленных рисков, а также нормативной и социальной среды.