ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

7.5 Документация

7.5.1 Общие положения

В организации должны быть приняты меры для документального фиксирования СУД. Документация СУД должна включать следующие утвержденные руководством положения:

a) область применения СУД;

b) политику и задачи;

c) взаимозависимость и взаимосвязь между СУД и иными системами управления в организации или между организациями;

d) документированные процедуры, которые предусмотрены настоящим стандартом;

e) документацию, определенную организацией в качестве необходимой для обеспечения эффективного планирования, функционирования и управления ее процессами.

Примечания

1 Термин "документально зафиксированная" в настоящем стандарте означает, что процедура разработана, документально зафиксирована, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

2 Объем документации СУД может отличаться в различных организациях в зависимости:

- от размера организации и вида ее деятельности;

- области применения и сложности процессов управления документами и документной(ыми) системой(ами), которые внедрены и работают, в том числе в тех случаях, когда деятельность осуществляется более чем в одной организации.

 

7.5.2 Управление документацией

Необходимо осуществлять управление документацией, предусмотренной СУД. Документально зафиксированная процедура должна определять средства управления, необходимые:

a) для согласования документации до ее утверждения и подписания;

b) анализа и актуализации, а также повторного согласования документации;

c) обеспечения возможности идентифицировать версию и текущий этап изменения документации;

d) обеспечения на момент применения наличия действующих документов;

e) обеспечения удобной для восприятия и легко идентифицируемой документации;

f) обеспечения идентификации входящей документации (документации внешнего происхождения) и контроля ее распространения;

g) предотвращения непреднамеренного применения недействующей документации, а также проставления на недействующей документации соответствующих реквизитов, если она подлежит хранению в определенных целях.

Документация СУД представляет собой документы, которыми необходимо управлять в документной системе. Процедуры создания и управления документацией СУД должны быть согласованы с общими процедурами по созданию и управлению документами (подраздел 8.2).