ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

6.2 Основные задачи управления документами и планирование их осуществления

Руководство должно обеспечивать установление целей управления документами и доведение их до сведения соответствующих функциональных подразделений и уровней в рамках организации.

Основные цели в области управления документами должны:

a) соответствовать политике управления документами;

b) быть измеримыми (если на практике это возможно);

c) учитывать предъявляемые требования;

d) подвергаться анализу и, в случае необходимости, корректировке.

Основные цели управления документами должны определяться на основе анализа деятельности организации. Они должны определять и включать области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и лучшие практики в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деятельностью организации.

Цели управления документами должны учитывать масштаб организации, характер ее деятельности, продукции и услуг, а также месторасположение, условия, правовую/административную систему и культурную среду, в которой она функционирует.

Организации следует сохранять документированную информацию, касающуюся целей управления документами.

Для выполнения поставленных задач организация должна определить:

- кто будет ответственным;

- какие шаги будут предприняты (что будет результатом выполненной задачи);

- какие потребуются ресурсы;

- когда поставленные цели будут решены;

- каким образом будет происходить оценка результатов.