ГОСТ Р ИСО 14004-2017. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы экологического менеджмента. Общие руководящие указания по внедрению
7.4. Обмен информацией
7.4.1 Общие положения
Организация должна разработать процессы для обмена информацией, подходящие для системы экологического менеджмента, принимая во внимание принятые обязательства организации. Эти процессы должны определять:
- какая информация должна быть сообщена;
- когда и при каких условиях она должна быть сообщена;
- кому необходимо сообщить информацию;
- как она будет сообщаться.
Организация может рассмотреть потенциальные затраты и преимущества различных подходов при разработке процессов обмена информацией, которые подходят для конкретных обстоятельств.
Обмен экологической информацией должен быть основан, а также согласован с информацией, получаемой в рамках системы экологического менеджмента, включая внутреннюю оценку экологических результатов деятельности организации (см. 9.1).
Примечание - Дополнительная информация по обмену информацией приведена в ИСО 14063.
При определении того, как она намеревается осуществлять обмен информацией, организация должна рассмотреть различные методы обмена информацией, которые могут способствовать пониманию и признанию усилий организации в области экологического менеджмента и содействовать диалогу с заинтересованными сторонами. Методы обмена информацией включают, например, неформальные дискуссии, дни открытых дверей в организации, фокус-группы, диалог с общественностью, вовлечение в жизнь общества, web-сайты и электронную почту, пресс-релизы, рекламные и периодические информационные бюллетени, годовые и другие периодические отчеты, телефонные "горячие линии".
Организация должна рассматривать и реагировать на соответствующие запросы, интерес или другие входные данные, получаемые в процессе обмена информацией, касающиеся ее системы экологического менеджмента. Может быть полезна разработка процесса получения и реагирования на такую внутреннюю и внешнюю информацию.
Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию как свидетельство обмена информацией, при необходимости, чтобы:
- прослеживать историю обмена информацией, запросов или интересов с конкретной заинтересованной стороной;
- понимать характер взаимодействий с различными заинтересованными сторонами во времени;
- повышать результативность организации в разработке будущих процессов обмена информацией и принятия последующих мер, а также учет интересов конкретных заинтересованных сторон, по мере необходимости.
Нет необходимости документировать такой обмен информацией, который не приносит пользу системе экологического менеджмента, например, неформальное общение. Организация должна принять во внимание характер своей деятельности и размер, значимые экологические аспекты, особенности, потребности и ожидания ее заинтересованных сторон при создании процессов обмена информацией.
Организация должна рассмотреть следующие шаги процесса:
- сбор информации или направление запросов, включая соответствующие заинтересованные стороны (см. 4.2);
- определение целевой аудитории и ее потребности в информации или в диалоге;
- отбор информации, имеющей отношение к интересам аудитории;
- решение о том, какая информация должна быть сообщена целевой аудитории;
- определение методов и форматов, подходящих для обмена информацией;
- оценку и периодическое определение результативности процесса обмена информацией.
Принципиальные компоненты обмена информацией по системе экологического менеджмента обобщены в блоке практической помощи N 18. Эти компоненты рекомендованы в качестве ключевых, минимально необходимых, и организация вправе расширить их, при необходимости, для результативного обмена информацией, относящегося к системе экологического менеджмента.
Блок практической помощи N 18 - Обмен информацией в системе экологического менеджмента Принципиальные компоненты обмена информацией: Высшее руководство должно доводить информацию о важности результативного экологического менеджмента и соответствия требованиям системы экологического менеджмента (см. 5.1). Высшее руководство должно обеспечить доведение внутри организации: - экологической политики (см. 5.2); - ответственности и полномочий для соответствующих функций (см. 5.3). Организация должна распространять информацию: - о ее значимых экологических аспектах среди различных уровней и функций, при необходимости (см. 6.1.2.5); - экологических целях (см. 6.2.2); - соответствующих экологических требованиях к внешним поставщикам, включая подрядчиков (см. 8.1); - соответствующих экологических результатах деятельности внутри и вне организации, как это определено ее процессом(ами) обмена информацией и как это требуют ее принятые обязательства (см. 9.1.1). Организация должна обеспечить, чтобы результаты внутренних аудитов были доведены до соответствующих руководителей (см. 9.2). Анализ системы экологического менеджмента руководством организации должен включать рассмотрение обмена информацией с заинтересованными сторонами (см. 9.3). |
7.4.2 Внутренний обмен информацией
Обмен информацией между различными уровнями и функциями в рамках организации является ключевым для результативности системы экологического менеджмента. Например, обмен информацией важен для решения проблем, координации деятельности, реализации планов действий и дальнейшего развития системы экологического менеджмента. Предоставление соответствующей информации лицам, работающим под управлением организации, способствует их мотивации и повышает результаты экологической деятельности. Это может помочь работникам и внешним поставщикам, работающим под управлением организации, выполнять их обязанности и может помочь организации достигать ее экологических целей. В организации должен быть процесс, обеспечивающий обмен информацией на всех уровнях организации. Это может позволить получать замечания и предложения по улучшению системы экологического менеджмента и экологических результатов деятельности организации. Результаты мониторинга системы экологического менеджмента, аудитов и анализа со стороны руководства должны быть доведены до сведения соответствующих лиц внутри организации.
7.4.3 Внешний обмен информацией
Обмен информацией с внешними заинтересованными сторонами может быть важным и результативным инструментом для экологического менеджмента. Организация должна принимать во внимание требования к обмену информацией, связанные с ее принятыми обязательствами и ее процессами обмена информацией (см. 7.4.1), и распространять информацию в отношении системы экологического менеджмента вне организации, если требуется. Она может также рассмотреть вопрос о том, доводить ли до сведения ее внешних заинтересованных сторон информацию о ее экологических аспектах, включая ту, которая относится к распределению, использованию и утилизации продукции.
Организация должна иметь процесс обмена информацией с внешними заинтересованными сторонами на случай чрезвычайных ситуаций, которые могут повлиять на них или затронуть их. Организация также может найти для себя полезным документировать ее процессы внешнего обмена информацией.
Примечание - См. также 8.2 в отношении готовности к чрезвычайным ситуациям и реагирования.
Обмен информацией с внешними заинтересованными сторонами в отношении экологических результатов деятельности организации должен быть точным, надежным и проверяемым (см. ISO/TS 14033). Заявления, касающиеся экологических результатов деятельности, могут быть, например, в форме отчетов об устойчивости организации, рекламных буклетов или рекламных кампаний. Организации могут рассматривать подходы к проверке заявлений об экологических результатах ее деятельности.
Для получения руководящих указаний по результатам деятельности организации, см. ISO 14031. Для получения руководящих указаний по продукции, в отношении которой делаются экологические заявления, см. ISO/TS 14033 и ISO 14020.
Подписаться на обновления