ГОСТ Р 57194.3-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Трансфер технологий. Технологический аудит

7.3 Проведение технологического аудита

7.3.1 Члены группы по технологическому аудиту должны собирать и анализировать информацию, относящуюся к зоне их ответственности, и осуществлять подготовку рабочих документов надлежащим образом для фиксации и протоколирования свидетельств технологического аудита. Такие рабочие документы могут включать в себя:

- контрольные листы (приложение Г);

- планы выборок для технологического аудита;

- формы для регистрации данных, такие как подтверждающие свидетельства, выводы технологического аудита и протоколы совещаний.

Использование контрольных листов и форм не должно ограничивать объем технологического аудита, который может измениться в результате анализа собранных во время технологического аудита данных.

7.3.2 Рабочие документы, включая записи, являющиеся результатом использования документов, следует хранить до завершения технологического аудита. Для документов, содержащих конфиденциальную или частную информацию, членам группы по технологическому аудиту следует надлежащим образом обеспечить хранение и защиту.

7.3.3 Проведение технологического аудита содержит следующие этапы:

- предварительное совещание;

- технологический аудит на месте;

- заключительное совещание.

7.3.4 Проведение предварительного совещания

7.3.4.1 Целью проведения предварительного совещания являются:

- подтверждение согласия всех сторон (например, проверяемой организации, группы по технологическому аудиту) относительно плана технологического аудита;

- представление членов группы по технологическому аудиту;

- обеспечение уверенности в том, что все запланированные в рамках технологического аудита мероприятия могут быть выполнены.

7.3.4.2 Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации и лицами, отвечающими за проверяемые подразделения или процессы. В ходе этого совещания должна быть предоставлена возможность задать вопросы.

7.3.4.3 Предварительное совещание должно иметь официальный характер, при котором проводят регистрацию присутствующих на нем лиц. Предварительное совещание должно проходить под руководством руководителя группы по технологическому аудиту, в обязанности которого входит:

- представить участников, включая наблюдателей и сопровождающих лиц, и объяснить их роль в технологическом аудите;

- подтвердить цели, область и критерии технологического аудита;

- подтвердить с проверяемой организацией план технологического аудита и утвердить другие необходимые мероприятия, связанные с технологическим аудитом, такие как определение даты и времени заключительного совещания, любых промежуточных совещаний группы по технологическому аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;

- ознакомить с методами, которые будут использоваться при проведении технологического аудита, включая информирование проверяемой организации о том, что свидетельства технологического аудита будут основаны на выборках доступных данных;

- представить методы по управлению рисками, связанными с технологическим аудитом, которые могут иметь место для организации вследствие присутствия на местах членов группы по технологическому аудиту;

- подтвердить официальные каналы связи между группой по технологическому аудиту и проверяемой организацией;

- подтвердить рабочий язык, используемый при технологическом аудите;

- подтвердить, что во время технологического аудита проверяемая организация будет информироваться о ходе его проведения;

- подтвердить, что необходимые группе по технологическому аудиту ресурсы и средства будут доступны;

- подтвердить обеспечение конфиденциальности и информационной безопасности;

- подтвердить обеспечение безопасности работы и ознакомление с соответствующими процедурами по обеспечению безопасности, а также в случае возникновения чрезвычайной ситуации для группы по технологическому аудиту;

- ознакомиться с методом регистрации и составления отчетов по выявленным при проведении технологического аудита фактам, включая их классификацию и любое ранжирование;

- проинформировать об условиях, при которых технологический аудит может быть прекращен;

- проинформировать о заключительном совещании;

- проинформировать о том, каким образом следует обращаться с теми фактами, которые могут быть выявлены во время технологического аудита;

- проинформировать о любой системе обратной связи с проверяемой организацией по рассмотрению выводов или заключений по результатам технологического аудита, включая жалобы или апелляции.

7.3.5 Проведение технологического аудита на месте

7.3.5.1 В ходе технологического аудита на месте группа аудиторов проводит технологический аудит областей в соответствии с техническим заданием на технологический аудит с заполнением контрольных листов по соответствующим разделам (см. приложение Г).

7.3.5.2 Члены группы по технологическому аудиту оценивают каждый индикатор контрольного листа по балльной шкале от 1 до 5 баллов:

1 - организация обладает ресурсами для выполнения деятельности, описанной в данной области, но работы не ведутся;

2 - ведется деятельность, связанная с разработкой и внедрением технологии, но в малом объеме ввиду ограниченности ресурсов;

3 - в организации выделены необходимые ресурсы для осуществления деятельности, работы ведутся, но не разработаны регламентирующие документы и записи по работе;

4 - организация ведет планирование, документирование и внедрение новых разработок (технологий) в данной области;

5 - в организации налажен процесс, касающийся данной области, и ведутся работы по улучшению.

Значение балла по каждому индикатору определяется коллективно всеми экспертами, участвующими в технологическом аудите. Решение о значении в баллах по каждому индикатору принимает руководитель группы по технологическому аудиту.

7.3.6 Обмен информацией во время проведения технологического аудита

7.3.6.1 В ходе технологического аудита может возникнуть необходимость в заключении официальных соглашений по обмену информацией между группой по технологическому аудиту и проверяемой организацией, заказчиком технологического аудита и, возможно, с внешними органами (например, контролирующими органами), особенно в тех случаях, когда законодательные нормы содержат требования об обязательном уведомлении о несоответствиях.

7.3.6.2 В группе по технологическому аудиту руководитель группы периодически проводит обмен информацией, оценивает ход технологического аудита и, при необходимости, перераспределяет обязанности между членами группы по технологическому аудиту.

7.3.6.3 Во время технологического аудита руководитель группы должен периодически обмениваться информацией о ходе технологического аудита и связанных вопросах с проверяемой организацией и, при необходимости, с заказчиком технологического аудита. Свидетельство, полученное во время технологического аудита относительно предполагаемого непосредственного и существенного риска для проверяемой организации, должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации и, при необходимости, заказчика технологического аудита.

7.3.6.4 Информацию, выходящую за пределы области технологического аудита, также следует принимать во внимание и доводить до руководителя группы по технологическому аудиту для обеспечения возможности ее передачи заказчику технологического аудита или проверяемой организации.

7.3.6.5 Если имеющееся свидетельство технологического аудита указывает на невыполнимость целей технологического аудита, руководителю группы по технологическому аудиту следует доложить заказчику технологического аудита или проверяемой организации о причинах для принятия соответствующих мер. Такие меры могут включать в себя внесение изменений в план технологического аудита, изменение целей или области технологического аудита или прекращение технологического аудита.

7.3.6.6 Любую необходимость во внесении изменений в план технологического аудита, которая может выявляться в ходе выполнения мероприятий технологического аудита, руководителю группы по технологическому аудиту следует анализировать и согласовывать с заказчиком технологического аудита и проверяемой организацией.

7.3.7 Роль и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей

7.3.7.1 Сопровождающие лица и наблюдатели (например, представители регулирующего органа или других заинтересованных сторон) могут присутствовать при работе группы по технологическому аудиту. Они не должны оказывать влияние или вмешиваться в проведение технологического аудита. В случае если это не может быть гарантировано, руководитель группы по технологическому аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях технологического аудита.

7.3.7.2 Для наблюдателей любые обязательства, относящиеся к здоровью, безопасности и конфиденциальности, должны оговариваться и регулироваться между заказчиком технологического аудита и проверяемой организацией.

7.3.7.3 Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе по технологическому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по технологическому аудиту. Сопровождающие лица должны выполнять следующие обязанности:

- содействовать аудиторам, обеспечивать контакты и назначать время для интервью;

- организовывать доступ для посещения определенных объектов или рабочих участков проверяемой организации;

- обеспечивать, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами группы по технологическому аудиту и наблюдателями.

7.3.7.4 Роль руководства проверяемой организации может также включать в себя следующее:

- исполнять роли лиц, свидетельствующих в ходе технологического аудита от имени проверяемой организации;

- предоставлять разъяснения или оказывать помощь при сборе информации.

7.3.8 Заключительное совещание

7.3.8.1 Группе по технологическому аудиту до заключительного совещания необходимо выполнить следующее:

а) проанализировать выводы технологического аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную во время технологического аудита, на предмет соответствия целям аудита и техническому заданию;

б) согласовать заключения по результатам технологического аудита со всеми членами группы по технологическому аудиту;

в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями технологического аудита.

7.3.8.2 Проведение заключительного совещания должно быть организовано руководителем группы по технологическому аудиту таким образом, чтобы представленные выводы и заключения технологического аудита были понятны и признаны проверяемой организацией. К участию в заключительном совещании следует привлекать руководителей проверяемой организации и, если это целесообразно, сотрудников, отвечающих за функции или процессы, которые были проверены в ходе технологического аудита, а также заказчика аудита и другие стороны.

7.3.8.3 На заключительном совещании необходимо довести до сведения проверяемой организации следующее:

- собранные во время технологического аудита свидетельства основаны на выборке данных и информации, имевшейся на момент проведения технологического аудита;

- процесс обработки и трактовки выводов технологического аудита и возможные последствия, связанные с принятием решений по выявленным фактам;

- выводы технологического аудита (таким способом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией);

- любые последующие действия по результатам технологического аудита.

7.3.8.4 Любые разногласия по выводам и/или заключениям технологического аудита между группой по технологическому аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и по возможности разрешены. В случае если разногласия не удается разрешить, все мнения должны быть зафиксированы.