ГОСТ Р 57194.3-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Трансфер технологий. Технологический аудит

7.2 Предварительная подготовка, планирование технологического аудита

7.2.1 На этапе предварительной подготовки, планирования технологического аудита лицом, ответственным за организацию проведения технологического аудита, должны быть решены следующие задачи, от которых зависят эффективность использования времени, отведенного на технологический аудит на месте, и, в конечном итоге, результативность всего технологического аудита:

- формирование группы аудиторов и распределение работ;

- поручение ответственности за проведение технологического аудита руководителю группы;

- распределение работ между членами группы по технологическому аудиту;

- получение информации о проверяемой организации;

- анализ первичной информации;

- подготовка плана технологического аудита;

- согласование порядка проведения технологического аудита с проверяемой организацией.

7.2.2 Формирование группы по аудиту и распределение работ

7.2.2.1 Лицу, ответственному за организацию проведения технологического аудита, следует назначить членов группы по технологическому аудиту, включая руководителя группы, аудиторов и технических экспертов, требуемых для проведения технологического аудита.

Группу по технологическому аудиту следует формировать с учетом компетентности, необходимой для достижения целей технологического аудита в рамках установленной области применения. Если технологический аудит проводит один аудитор, он должен выполнять обязанности, возлагаемые на руководителя группы по технологическому аудиту.

При определении численности и состава группы по технологическому аудиту необходимо учитывать следующие факторы:

а) общая компетентность группы по технологическому аудиту, требуемая для достижения целей, области и критериев технологического аудита;

б) сложность технологического аудита, если аудит представляет собой комбинированный или совместный аудит;

в) выбранные методы технологического аудита;

г) законодательные и другие требования, например требования контрактов, которые выполняет проверяемая организация;

д) необходимость обеспечения независимости группы по технологическому аудиту от проверяемых видов деятельности и отсутствия конфликта интересов;

е) возможности членов группы по технологическому аудиту эффективно взаимодействовать с представителями проверяемой организации и работать совместно;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей проверяемой организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

7.2.2.2 Для обеспечения общей компетентности группы по технологическому аудиту необходимо предпринять следующие шаги:

- определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей технологического аудита;

- выбор членов группы по технологическому аудиту, обладающих всеми необходимыми знаниями и опытом.

Если уровень компетентности аудиторов в группе по технологическому аудиту не является достаточным, то для обеспечения необходимой компетентности в эту группу могут быть включены технические эксперты.

Технические эксперты должны работать под руководством аудитора. Техническим экспертам запрещается выполнять действия в качестве аудитора.

В группу по технологическому аудиту допускается включать стажеров, но они должны участвовать в процессе технологического аудита под руководством аудитора и получать необходимую методическую помощь.

7.2.2.3 Как заказчик технологического аудита, так и проверяемая организация может потребовать замены членов группы по технологическому аудиту по объективным причинам, основанным на принципах проведения технологического аудита, изложенных в разделе 5 настоящего стандарта.

Примеры объективных причин включают в себя ситуации, связанные с конфликтом интересов (например, член группы по технологическому аудиту работал ранее в проверяемой организации или оказывал ей консалтинговые услуги), отсутствием необходимой компетентности или имевшими ранее место фактами неэтичного поведения. Такие причины следует сообщить руководителю группы по технологическому аудиту и лицу, ответственному за организацию проведения технологического аудита, которые должны согласовать с заказчиком технологического аудита и проверяемой организацией эти вопросы, перед тем как принимать любые решения, касающиеся замены членов группы по технологическому аудиту.

7.2.3 Поручение ответственности за проведение технологического аудита руководителю группы

7.2.3.1 Лицо, ответственное за организацию проведения технологического аудита, должно возложить ответственность за проведение технологического аудита на руководителя группы. Это следует сделать заблаговременно, чтобы оставалось достаточно времени до запланированной даты технологического аудита, с тем чтобы обеспечить результативное планирование данного технологического аудита.

7.2.3.2 Для обеспечения результативного проведения намеченного технологического аудита необходимо, чтобы руководителю группы по технологическому аудиту была предоставлена следующая информация:

а) техническое задание и цели технологического аудита;

б) критерии технологического аудита и любые нормативные документы;

в) область технологического аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, подлежащих аудиту;

г) методы и процедуры технологического аудита;

д) состав группы по технологическому аудиту;

е) сведения для контактов с проверяемой организацией, места проведения технологического аудита, даты и продолжительность проводимых в рамках технологического аудита мероприятий;

ж) распределение соответствующих ресурсов для проведения технологического аудита;

и) данные, необходимые для оценки и принятия мер в отношении выявленных рисков, связанных с достижением целей данного технологического аудита.

7.2.3.3 Предоставляемая информация, при необходимости, должна также включать в себя:

- рабочий язык при проведении технологического аудита и язык, используемый при оформлении отчетов, в случаях, если язык отличается от родного языка аудитора и/или рабочего языка проверяемой организации;

- содержание отчета по технологическому аудиту;

- вопросы, имеющие отношение к конфиденциальности и информационной безопасности, если это требуется договором или другим официальным соглашением;

- любые требования по обеспечению безопасности труда и здоровья аудиторов;

- любые требования по безопасности и полномочиям аудиторов;

- координацию с другими организациями деятельности по технологическому аудиту в случае совместного проведения аудита несколькими организациями.

7.2.4 Распределение работ между членами группы по технологическому аудиту

7.2.4.1 Руководитель группы по технологическому аудиту в ходе консультаций с членами группы по технологическому аудиту должен обозначить и распределить ответственность между каждым членом группы за аудит конкретных процессов, работ, функциональных подразделений или участков производственной деятельности. При таком распределении следует учитывать независимость и компетентность аудиторов и результативное использование ресурсов, а также различные роли и обязанности аудиторов, стажеров и технических экспертов.

7.2.4.2 Руководитель группы по технологическому аудиту должен проводить рабочие совещания группы по технологическому аудиту, для того чтобы распределять рабочие задания и решать вопросы, касающиеся возможных изменений. В ходе проведения технологического аудита могут быть внесены изменения в рабочие задания или порядок выполнения работ, для того чтобы обеспечить достижение поставленных целей технологического аудита.

7.2.5 Получение информации о проверяемой организации

Первичная информация вносится представителем проверяемой организации в анкету самооценки организации (приложение А). Анкета самооценки организации может быть использована как в распечатанном, так и электронном виде. Информация об организации должна быть получена и зарегистрирована руководителем группы по технологическому аудиту либо одним из аудиторов по поручению руководителя группы по технологическому аудиту и под его контролем.

При необходимости организация может прикладывать документы, подтверждающие приведенные в анкете данные.

7.2.6 Анализ первичной информации

7.2.6.1 После сбора первичной информации об организации руководителю группы по технологическому аудиту необходимо провести анализ данных. Полученный результат будет представлять собой текущее положение дел в организации с точки зрения самой организации.

7.2.6.2 По данным, полученным в результате заполнения анкеты об организации, строят диаграмму по баллам ключевых индикаторов опросника (приложение Б). После выставления всех баллов формируется итоговая картина технологического развития предприятия на основе полученной первичной информации (приложение В). Полученное значение балла по каждому из ключевых индикаторов отмечают в опроснике, далее все отмеченные значения соединяют кривой линией. Анализ отклонения полученной линии от линии максимального значения балла (5 баллов) позволит выделить сильные и развитые стороны предприятия и стороны, требующие дополнительного внимания во время технологического аудита для уточнения и формирования возможностей для развития, что учитывается руководителем группы по технологическому аудиту при составлении плана технологического аудита.

7.2.7 Подготовка плана технологического аудита

7.2.7.1 План проведения технологического аудита составляют в соответствии с техническим заданием. Он должен содержать последовательность мероприятий по достижению целей и задач технологического аудита с указанием сроков их выполнения и конкретных исполнителей из числа аудиторов и технических экспертов. План технологического аудита также является средством контроля и проверки качества выполнения работ группой по технологическому аудиту.

7.2.7.2 Руководитель группы по технологическому аудиту должен подготовить план технологического аудита, основанный на информации, содержащейся в анализе первичных данных и документации, предоставленной проверяемой организацией. План технологического аудита должен рассматривать последствия технологического аудита с учетом его влияния на процессы проверяемой организации и обеспечивать основу для соглашения между заказчиком технологического аудита, группой по технологическому аудиту и проверяемой организацией относительно проведения технологического аудита.

7.2.7.3 План технологического аудита должен способствовать наилучшей координации, последовательности и срокам выполнения работ по технологическому аудиту для наиболее эффективного достижения результата.

Объем сведений, представленных в плане технологического аудита, должен отражать область применения и сложность технологического аудита, а также влияние факторов неопределенности на достижение целей технологического аудита. При подготовке плана руководитель группы по технологическому аудиту должен быть осведомлен о следующих факторах:

- соответствующие методы выборочного контроля;

- характерные черты и особенности состава группы по технологическому аудиту и ее коллективный уровень компетентности;

- риски для проверяемой организации, возникающие вследствие проведения технологического аудита.

Например, риски для организации могут возникать вследствие присутствия членов группы по технологическому аудиту, влияющих на обеспечение требований в области охраны труда, экологии и качества, а также их присутствие может представлять определенную угрозу для продукции, услуг, персонала или инфраструктуры проверяемой организации (например, загрязнение приспособлений для очистки помещений).

Масштаб и содержание плана технологического аудита могут различаться, например, между первоначальным и последующими технологическими аудитами. План технологического аудита должен допускать достаточную гибкость, чтобы по мере осуществления мероприятий по технологическому аудиту в него в случае необходимости внесения корректировок или изменений можно было внести требуемые изменения.

7.2.7.4 План технологического аудита должен включать в себя полностью или содержать ссылки:

- на техническое задание;

- цели технологического аудита;

- область технологического аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;

- критерии технологического аудита и ссылочные документы;

- места проведения технологического аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по технологическому аудиту, включая совещания с руководством проверяемой организации, а также другие совещания;

- используемые при проведении технологического аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств технологического аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

- роли и обязанности членов группы по технологическому аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;

- распределение соответствующих ресурсов по "критичным местам" проведения технологического аудита.

7.2.7.5 При необходимости в план технологического аудита следует также включить:

- определение представителей проверяемой организации для участия в технологическом аудите;

- рабочий язык для проведения технологического аудита и язык для составления отчета в случаях, если он отличается от родного языка аудитора и/или рабочего языка проверяемой организации;

- содержание отчета по технологическому аудиту;

- материально-техническое обеспечение и коммуникационные средства, включая средства и необходимые подготовительные мероприятия в проверяемых подразделениях;

- любые специальные меры, предпринимаемые в отношении рисков и влияния неопределенности на цели технологического аудита;

- вопросы, относящиеся к конфиденциальности и сохранности информации;

- действия по результатам проверок, например предыдущего технологического аудита;

- вопросы координации, связанные с проведением других работ.

7.2.8 Согласование порядка проведения технологического аудита с проверяемой организацией

7.2.8.1 План аудита может быть проанализирован и одобрен заказчиком технологического аудита, и его следует представить на рассмотрение проверяемой организации. Любые возражения со стороны проверяемой организации, относящиеся к плану технологического аудита, необходимо разрешить между руководителем группы по технологическому аудиту, проверяемой организацией и заказчиком технологического аудита.

7.2.8.2 После устранения замечаний план технологического аудита должен быть согласован заказчиком технологического аудита и проверяемой организацией.