ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

2.4. Принципы применения СУД

2.4.1 Общие положения

Успешное внедрение СУД основано на принципах, изложенных в 2.4.2 - 2.4.8.

2.4.2 Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны

В рамках СУД устанавливаются требования к документным системам, позволяющие удовлетворять текущие и будущие потребности организации и иных заинтересованных сторон.

2.4.3 Руководство и подотчетность

Руководители организации устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры, создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами для достижения организацией своих целей и требований подотчетности.

2.4.4 Принятие решений на основе достоверной информации

Применение СУД позволяет создавать, вводить в систему и управлять информационными активами организации в форме достоверных и аутентичных документов для обеспечения процесса принятия в организации решений, основанных на достоверной информации.

2.4.5 Вовлечение сотрудников

В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность, а также обеспечено обучение всех сотрудников организации, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится к контрагентам, иным заинтересованным сторонам, а также сотрудникам сторонних организаций, с которыми у организации имеются совместные деловые процессы и создаются документы. Понимание процессов работы с документами в рамках всей организации улучшает ее информационную базу и результативность принятия решений.

2.4.6 Процессный подход

Эффективность деятельности организации и управления документами обеспечивается процессным подходом к управлению деятельностью организации, который связывает создание документов с деятельностью.

2.4.7 Системный подход к управлению

Интеграция управления документами в управление деятельностью организации в широком контексте системы управления включает анализ требований и планов, а также внедрение, пересмотр и улучшение политики и процедур в рамках всей организации на постоянной основе.

2.4.8 Постоянное улучшение

В результате постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется и улучшается общая система управления организацией.