ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

2.3. Потребность в СУД

2.3.1 Цель

Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.

Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.

Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:

a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;

b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;

c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;

d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;

e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;

f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;

g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;

h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;

i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.

2.3.2 Достоверные, аутентичные и пригодные для использования документы

2.3.2.1 Общие положения

В каждой организации для внедрения СУД определяются политика и цели в области управления документами, адаптированные к сфере деятельности организации. Внедрение СУД гарантирует создание документов, обеспечивающих потребности организации и общества в течение периодов времени (сроков хранения), установленных для документов, и управление ими.

Результатом успешного достижения целей в области документации является создание и управление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и пригодными для использования, как описано в 2.3.2.2 - 2.3.2.5.

2.3.2.2 Достоверность (документов)

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.

2.3.2.3 Аутентичность

Для обеспечения аутентичности документов организация должна внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры управления созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов. Это обеспечит наличие у авторов документов соответствующих полномочий, а также возможность идентификации и защиты документов от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования или сокрытия.

2.3.2.4 Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен их проводить. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует четко документировать и контролировать.

2.3.2.5 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении документ должен отражать связь с деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деятельности, в которых эти документы были созданы и использовались. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте - контексте деятельности и функций. Должны быть сохранены связи между документами, фиксирующими последовательность действий.

2.3.3 Создание документных систем

2.3.3.1 Общие положения

Цели СУД достигаются путем создания надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или систем электронного документооборота. Примеры приведены в 2.3.3.2 - 2.3.3.6.

2.3.3.2 Надежность

Надежные документные системы:

a) в соответствии с установленными правилами включают все документы в рамках деятельности, охватываемой ими;

b) организуют документы таким образом, чтобы отражать процессы деятельности;

c) защищают документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

d) в соответствии с установленными правилами функционируют в качестве основного источника информации в отношении действий, зафиксированных в документах;

e) обеспечивают при необходимости доступ ко всем документам;

f) фиксируют информацию о поиске, использовании и размещении документов, которыми они управляют;

g) способны непрерывно работать в соответствии с установленными правилами.

Надежные документные системы позволяют непрерывно вести деятельность и управлять рисками.

2.3.3.3 Защищенность (безопасность)

Защищенные документные системы применяют соответствующие средства контроля, которые предотвращают несанкционированные действия (доступ, уничтожение, изменение или перемещение документов). Защищенные документные системы поддерживают подотчетность организации и управление рисками.

2.3.3.4 Соответствие требованиям

Соответствующие требованиям документные системы - это системы, которые могут быть настроены для выполнения всех требований, возникающих в процессе осуществления текущей деятельности, ожиданий заинтересованных сторон и требований нормативной среды, в рамках которой организация осуществляет свою деятельность.

Системы могут быть проверены на их соответствие установленным требованиям в целях сохранения и улучшения СУД. Документные системы, которые соответствуют определенным требованиям, обеспечивают подотчетность организации, надлежащее управление ей и управление рисками.

2.3.3.5 Комплексность

Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организации, в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и эффективность ведения деятельности.

2.3.3.6 Системность

Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией. Это позволяет вести деятельность результативно и управлять рисками.