ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

3.3. Термины, относящиеся к процессам управления документами

3.3.1

доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации.

[ИСО 15489-1:2001, статья 3.1]

3.3.2

классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированным порядком, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной схеме.

[ИСО 15489-1:2001, статья 3.5]

3.3.3 конвертация (конвертирование) (conversion): Процесс перемещения документов из одного формата в другой.

Пример - Сканирование документов на бумажных носителях для создания их цифровых копий (в форматах TIFF, JPEG и др.), перевод документов из формата Word в формат PDF, из формата текстового файла UNIX в формат текстового файла Microsoft (Windows), перевод файлов MSWord из версии 1 в версию 2.

3.3.4 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности восстановления.

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.8.

3.3.5

отбор и передача (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов, осуществляемых в соответствии с нормативными документами.

[ИСО 15489-1:2001, статья 3.9]

3.3.6 документировать (document): Записывать, придавать конкретную форму или комментировать (снабжать примечаниями) для возможности последующего воспроизведения.

3.3.7 индексирование (indexing): Проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам.

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.11.

3.3.8 миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.

Пример - Перемещение сведений с магнитного диска на магнитную ленту, перемещение баз данных из СУБД Oracle в СУБД SQL Server (см. 3.3.3 для последующего использования).

3.3.9 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения).

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.14.

3.3.10

регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификационного номера при его вводе в систему.

[ИСО 15489-1:2001, статья 3.18]

3.3.11

прослеживаемость документооборота (tracking): Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов.

[ИСО 15489-1:2001, статья 3.19]

3.3.12 перемещение (transfer): Изменение способа или места хранения документов или права собственности на них.

Примечания

1 Может включать перемещение документов из одного места в другое.

2 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.20 и 3.21.