ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

3. Термины и определения

 

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1. Термины, относящиеся к документам

3.1.1 архив(ы) (archive(s): Документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования.

Примечания

1 Архив может представлять собой место, где хранятся и доступны для пользования архивные документы. Также называют архивохранилищем.

2 Архив может представлять собой организацию или компьютерную программу, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. Иногда их также называют архивным учреждением или архивной программой.

 

3.1.2

 

активы (asset): Все, что имеет ценность для организации. Примечание - Существует много видов активов, а именно: а) информация; б) программное обеспечение, такое как компьютерная программа; в) материальные активы, такие как компьютер; г) услуги; д) работники, а также их квалификация, навыки и опыт; е) нематериальные ценности, такие как репутация и престиж.   [ИСО/МЭК 27000:2009, статья 2.3]

3.1.3

 

документированная информация (document): Записанная информация и носитель, которые рассматриваются как единое целое. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.10]

3.1.4

 

документация (documentation): Совокупность объектов документированной информации, описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу или деловой операции. [ИСО/ТО 26122:2008, статья 3.1]

3.1.5 доказательство (evidence): Документация о деловой операции.

Примечание - Документальное подтверждение совершения деловой операции, созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

 

3.1.6

 

метаданные (Metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.12]

3.1.7 документ(ы) (record(s) <1>: Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности.

--------------------------------

<1> В данном значении термин record(s) используется в сфере управления документами.

 

Примечания

1 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.15.

2 Термин "доказательство" имеет не только юридическое значение (см. 3.1.5).

3 Применяется к информации на любом носителе, в любой форме или формате.