ГОСТ Р 56715.2-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Проектный менеджмент. Системы проектного менеджмента. Часть 2. Процессы и процессная модель

4 Процессы проектного менеджмента

 

4.1 Общие положения

 

4.1.1 Ориентация на процесс

Базовый принцип настоящего стандарта заключается в том, что желаемого результата можно достичь эффективнее, если все работы в рамках проекта и относящиеся к ним ресурсы используются и управляются на основе процессного подхода (в сравнении с DIN EN ISO 9000). В настоящем стандарте виды деятельности, необходимые для проектного менеджмента, формируются как процессы и вовлекаются во взаимодействие в их проектной среде. С одной стороны, это облегчает всем участникам проекта ориентацию на результаты в ходе реализации проекта, а с другой стороны, создает хорошую основу для создания кооперационных связей, выходящих за рамки предприятия, и непрерывного совершенствования системы.

4.1.2 Включение процессов проектного менеджмента в систему процессов

Проектный менеджмент всегда осуществляется в конкретном контексте проекта. Система процессов (см. рисунок 2) связывает важные группы процессов организации друг с другом. При этом различают четыре группы процессов, а именно, процессы руководства проектами, процессы проектного менеджмента, обеспечивающие процессы и процессы создания продукта проекта (производственные процессы).

 

 

Рисунок 2 - Система процессов

 

Группа процессов "Процессы руководства проектами" представляет собой процессы, которые с точки зрения проектного менеджмента имеют наивысший приоритет. Это, например, решения руководства организации, необходимые для заключения договоров с подрядчиками, или процессы мультипроектного менеджмента.

Все процессы, которые служат для управления отдельными проектами, находятся в группе процессов "Процессы проектного менеджмента" и подробно рассматриваются далее.

"Обеспечивающие процессы" включают в себя все процессы, которые не относятся непосредственно к проектному менеджменту, но оказывают значительную поддержку в рамках работы над проектом. Сюда относятся, например, закупочная деятельность или работа с персоналом.

Те процессы, которые связаны с решением поставленной профессиональной проблемы, можно отнести в группе процессов "Процессы создания продукта". При этом речь может идти о стандартных производственных процессах специфической отрасли или об индивидуальных процессах организации.

4.1.3 Мультипроектный менеджмент

Мультипроектный менеджмент создает подходящие условия для управления несколькими отдельными проектами и может быть организован, например, в виде программы или портфеля проектов. В некоторой степени, мультипроектный менеджмент осуществляется (см. рисунок 3) по той же схеме (логике), что и менеджмент отдельных проектов. Поэтому во многом можно использовать фазы и элементы процессной модели проектного менеджмента. После инициирования и определения программы/портфеля проектов (см. рисунок 4) осуществляются процессы планирования и управления отдельными проектами. Особенностями здесь являются, в частности, выбор соответствующих проектов с помощью заранее установленных критериев, а также управление зависимостями между отдельными проектами (в частности, при недостатках ресурсов). Наконец, отдельные проекты после их завершения удаляются из программы/портфеля проектов, при определенных условиях можно закрыть также всю программу/портфель проектов.

 

 

Рисунок 3 - Связь процессов руководства и процессов

проектного менеджмента в рамках мультипроектного менеджмента

 

 

 

 

Рисунок 4 - Мультипроектный менеджмент

 

4.1.4 Структура процессной модели проектного менеджмента

Ход реализации проекта (жизненный цикл проекта), начиная с инициирования до завершения, можно разделить на взаимосвязанные отрезки (фазы). Настоящий стандарт различает фазы проекта и группы проектного менеджмента, приведенные на рисунке 5.

 

 

Условные обозначения:

I - инициирование; D - определение; P - планирование; S - контроль; A - завершение

 

Рисунок 5 - Группы процессов проектного менеджмента

и фазы проекта

 

Фазы проекта разделяют жизненный цикл проекта на взаимозависимые по времени отрезки и отражают, таким образом, движение (развитие) проекта с указанием видов работ и подходов соответствующей организации. В зависимости от требований конкретного вида проекта, отрасли или организации соответствующие виды деятельности в рамках реализации проекта могут различаться. Разделение на группы процессов на уровне проектного менеджмента, напротив, опирается на логически взаимосвязанные задачи проектного менеджмента. Настоящий стандарт различает пять групп проектного менеджмента "Инициирование", "Определение", "Планирование", "Контроль" и "Завершение".

Руководство организации должно определять и документировать (например, в справочнике проектного менеджмента) свою политику в области проектного менеджмента и все этапы ее реализации. Для этого следует внедрить, поддерживать на должном уровне и постоянно улучшать систему проектного менеджмента организации, а также предоставить все необходимые средства и организационные структуры.

В рамках вышеуказанных групп процессов проектного менеджмента выполняются разнообразные процессы. Подгруппы процессов систематизируют и объединяют тематически взаимосвязанные процессы (предметные подгруппы) таким образом, чтобы упростить привязку процессов к фазам жизненного цикла проекта. Таким образом, отдельные процессы сопоставляются не только с группами процессов проектного менеджмента, но и со специфичными предметными областями менеджмента (см. рисунок 6).

 

 

Условные обозначения:

1 - процессы проектного менеджмента; 2 - подгруппа процессов

(предметная подгруппа); 3 - процесс проектного менеджмента;

4 - группа процессов (управленческая группа)

проектного менеджмента

 

Рисунок 6 - Структура процессной модели для управления

отдельными проектами

 

Обзор всех процессов проектного менеджмента с их распределением по соответствующим группам процессов проектного менеджмента и подгруппам процессов приведен в 4.2.

Классификация процессов в процессной модели упрощается за счет наличия однозначной нумерации. Так первая буква означает группу процессов проектного менеджмента, первая цифра служит для классификации процесса внутри группы процессов, а вторая цифра служит для сплошной нумерации этих процессов внутри фазы проектного менеджмента. Так название процесса D.3.1 (определение информации, коммуникации и отчетности) предназначено для первого процесса внутри группы 3 (информация, коммуникация, документация) в группе процессов проектного менеджмента "Определение".

В 4.3 "Диаграммы процессов проектного менеджмента" наглядно изображены процессы в соответствующей группе процессов проектного менеджмента и определены важные зависимости между процессами. Стрелки представляют собой логическую последовательность процессов от начала до конца проекта. Тем самым вход (Input) следующего процесса является выходом (Output) предыдущего, иногда существуют несколько непосредственно предшествующих процессов, в таком случае используются результаты всех предшествующих процессов. В ходе реализации проекта имеется также возможность сделать возврат (рекурсию) от уже выполненного процесса (например, в группе процессов "Контроль") из-за ошибочной оценки или в связи с необходимостью корректировки и переходу к уже пройденному процессу (например, в группе процессов "Планирование"), чтобы там повторно определить содержание. С одной стороны, это соответствует динамике реального развития проекта, с другой стороны, отличается от линейного хода реализации проекта во времени.

Для сохранения наглядности все связи сознательно не показываются. Все процессы проектного менеджмента описываются в едином формате (см. 4.4 "Описания процессов проектного менеджмента") и тем самым могут быть легко реализованы.

 

4.1.5 Адаптация процессной модели

 

В каждом конкретном случае процессы проектного менеджмента необходимо адаптировать под соответствующий контекст. Эта работа по корректировке процессов охватывает, с одной стороны, принятие решения, важен ли вообще процесс, а с другой стороны, ответ на вопрос, каким образом каждый отдельный процесс будет использован в проекте. Выбор важных процессов должен происходить уже на фазе инициирования проекта (см. процесс I.5.2) и ориентироваться на специфические требования проекта. При повторяющихся типах проектов головная организация-исполнитель проекта должна определить состав процессов, с тем, чтобы установить целесообразность использования проектного менеджмента и благодаря решениям, подобранным индивидуально для конкретного заказчика, одобрить его использование.

Некоторые процессы проектного менеджмента являются обязательными, поэтому они определяются как минимальный стандарт (см. 4.4, процессы, определяющие минимальный стандарт).

В рамках совместной работы различных организаций над проектом процессы проектного менеджмента должны быть однозначно определены и согласованы до начала работ (т.е. какие процессы проектного менеджмента и каким образом используются в совместной работе) и синхронизованы в части согласования путей и средств коммуникации/информационного обмена.